Las reuniones a distancia hoy son una herramienta imprescindible para ejecutivos y directivos. Así que tu capacidad para coordinar equipos y tomar decisiones sin importar la ubicación geográfica es crucial en cualquier organización.
Sin embargo, mantener la eficacia y el enfoque en las reuniones virtuales puede ser un desafío; por lo que es importante que conozcas algunas estrategias que mejorarán tus juntas a distancia, logrando que resulten productivas, eficientes y satisfactorias para todos los participantes.
1. Define el propósito y la agenda para tus reuniones a distancia.
Una reunión efectiva comienza con un propósito claro y una agenda bien definida. Por ello, previo a la reunión, envía un correo electrónico a los participantes especificando el objetivo y los puntos que se discutirán.
Esto permite que los participantes se preparen adecuadamente y minimiza el riesgo de desviarse del tema, asegurando que se traten todos los puntos importantes.
Usa herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello para compartir agendas y hacer seguimientos de los temas tratados.
2. Utiliza tecnología apropiada.
Seleccionar la plataforma más conveniente para tus reuniones es imprescindible. Hoy en día, existen varias opciones, como Zoom, Microsoft Teams, y Google Meet, cada una con sus propias características y ventajas.
Elige una plataforma que se ajuste a las necesidades de tu equipo y que permita funciones como compartir pantalla, grabar y utilizar salas de grupo.
No olvidesfamiliarizarte con las características de la plataforma que elegiste y realiza pruebas técnicas antes de la reunión para evitar problemas inesperados.
3. Establece normas de etiqueta.
La etiqueta en las reuniones a distancia permite mantener un ambiente profesional, por lo que es necesario establecer normas claras sobre cómo deben participar los miembros del equipo.
Por ejemplo, puedes acordar que todos deben tener sus cámaras encendidas para una mayor interacción y compromiso y que el micrófono debe estar en silencio cuando no se esté hablando, para reducir el ruido de fondo.
También, fomentar la participación activa, solicitando a cada colaborador que comparta su pantalla cuando presente información y que haga preguntas durante los momentos adecuados.
4. Fomenta la participación activa.
En las reuniones virtuales es fácil que algunos miembros se desconecten o distraigan, así que haz preguntas abiertas, solicita retroalimentación y asigna tareas específicas durante la reunión.
Asimismo, usa herramientas interactivas, como encuestas en vivo y pizarras virtuales, para involucrar a todos los participantes.
Por otro lado, asignar roles específicos durante la reunión, como un moderador y alguien que tome notas, asegura que todos se involucren y que se mantenga un registro preciso de lo que se habló.
5. Gestiona el tiempo de manera efectiva.
El tiempo es uno de los recursos más valiosos en una reunión, y a distancia, su gestión es aún más importante. Así que establece límites de tiempo para cada punto de la agenda y usa un temporizador para asegurarte de que se cumplan.
Es importante que consideres la posibilidad de realizar reuniones más cortas y frecuentes en lugar de largas sesiones, a fin de mantener la energía y la atención de los participantes.
Si una reunión se extiende más allá del tiempo previsto, considera programar una segunda reunión para continuar la junta en lugar de forzar a los participantes a quedarse más tiempo del acordado.
6. Facilita la comunicación clara.
La comunicación efectiva es clave para el éxito de cualquier reunión, especialmente en un entorno virtual. Por ello, asegúrate de que todos los participantes tengan acceso a la misma información y de que los mensajes sean claros y concisos.
Usa un lenguaje sencillo y evita jergas que puedan causar malentendidos. Resume los puntos clave y las decisiones tomadas al final de la reunión para garantizar que todos estén alineados.
Recuerda usar herramientas de colaboración en tiempo real, como Google Docs, para permitir que todos los participantes puedan ver y editar documentos simultáneamente.
7. Fomenta un ambiente colaborativo.
Una reunión virtual exitosa no sólo sirve para discutir temas, sino también para construir relaciones y colaborar efectivamente. Crea un ambiente en el que los participantes se sientan cómodos compartiendo ideas y haciendo preguntas. Anima a los miembros del equipo a expresar sus opiniones y a colaborar en la resolución de problemas.
También puedes realizar actividades de team building virtuales o ejercicios de icebreakers al inicio de las reuniones para fortalecer las relaciones y mejorar la dinámica del equipo.
8. Solicita retroalimentación y toma en cuenta la mejora continua.
La mejora continua es clave para mantener la eficacia de las reuniones a distancia. Pide retroalimentación a los participantes sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorar.
Usa esta retroalimentación para ajustar y perfeccionar tus futuros encuentros. Esto ayuda a mejorar la experiencia de todos los involucrados y demuestra tu compromiso con la mejora constante y la eficacia del equipo.
Como recomendación, puedes enviar encuestas breves después de cada reunión para obtener comentarios específicos y utilizar esta información para implementar mejoras.
Mejorar tus reuniones a distancia requiere de una planeación estratégica, del uso efectivo de la tecnología y de habilidades de comunicación. Con esto maximizarás la productividad de tus reuniones, mantendrás a tu equipo comprometido y tomarás decisiones informadas.
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Para saber más
Licenciatura en Relaciones Comerciales Internacionales